Entwicklung und Umsetzung eines Modells zur IT-Kostenverrechnung

Die Hauptaufgabe eines Unternehmens oder einer Abteilung ist die Erzielung des bestmöglichen Gewinns aus dem eingesetzten Kapital zu erwirtschaften und dadurch eine möglichst hohe Rentabilität zu erhalten. Dem zu Grunde liegt, gerade bei IT-Abteilungen, die Aufwands- und Ressourcengerechte Verrechnung der angebotenen Services.

Ein solches Verrechnungsmodell existierte bereits beim IT-Service der RLE International GmbH, jedoch wurden dieses seit mehreren Jahren nicht mehr überarbeitet und der Ersteller befindet sich nicht mehr im Unternehmen. Dementsprechend wurde ich Ende 2018 mit dem Projekt beauftragt, dieses Modell zu überarbeiten und im Unternehmen umzusetzen. Durch die Tatsache, dass das bestehende Verrechnungsmodell und die darin enthaltenen Pakete nicht plausible nachvollziehbar waren, entschied ich mich zu einem kompletten Neuaufbau des Verrechnungsmodells. Die im folgenden aufgeführten Kosten mussten durch das Modell abgedeckt werden:

– Leitungs- und Anbindungskosten der RLE Standorte
– Personalkosten der Abteilung IT-Services
– Betriebssystem-, Office-, CAD- und NX-Lizenzen
– Kosten für den Betrieb des Rechenzentrums
– Betriebs- und Wartungskosten der Serversysteme
– Arbeitsplatzkosten
– Mobilfunk
– Clouddienste

Zu Beginn führte ich eine Analyse alle Kosten, welche im vergangenen Jahr auf die Kostenstelle der IT-Abteilung gebucht wurden durch, um die Rechnungen mit Bezug auf IT Themen diesen gegenüber zu stellen. Aufbauend auf den Ergebnissen der Analyse entschied ich mich dazu die Kosten in Services zu Clustern, wodurch die Komplexität für die Fachabteilungen minimiert wurde. Im Anschluss daran wurden die Preise der Services aus den Kosten der Analysen, des Forecasts für 2019 und einem 15% Gewinn- und Risikoaufschlag ermittelt.

Insgesamt belief sich das Gesamtvolumen der Verrechnung auf einen mittleren einstelligen Millionenbetrag, welche die weltweiten IT Kosten Aufwands- und Ressourcengerecht verrechnet. Abschließend ist zu erwähnen, dass die Realisierung mithilfe der bei der RLE eingesetzten Software ServiceNow teilweise automatisiert wurde, indem die Abteilungen die Services direkt über das Portal buchen können und die Kosten an das Controlling geleitet werden.