Zum Start meiner Tätigkeiten als IT-Project Manager bei der RLE, wurde ich mit der Einführung des IT Service Management System von ServiceNow betraut. Unabhängig vom Umfang und dem Erhalt der Lizenzen, wurde der GoLive Termin vorab auf Mitte bis Ende September 2018 festgesetzt.

Als Projektziel wurden die Ablösung des zuvor verwendeten Ticketsystems Altiris inkl. Assetmanagement ausgegeben. Damit einher gehenden sollte eine kritische Betrachtung der bestehenden IT Business Services der Abteilung IT-Service durchgeführt und die Services ggf. überarbeitet werden. Abschließend sollte mehr Transparenz für den Mitarbeiter der RLE geschaffen werden, damit diese jederzeit den aktuellen Status des Incidents einsehen können. In Summe wurden im Projektzeitraum vom 12.06 – 17.09.2018 alle 2.000 Mitarbeiter der RLE weltweit an das System, den neuen Eröffnungsprozess der Incidents gewöhnt und umgestellt, ebenfalls wurde das 20-köpfige Team des IT-Services auf das System geschult.

Während des Projekts lagen die folgenden Themen in meiner Verantwortung:

– Zeitplanung und Koordination externen und internen Personalressourcen
– Kritische Betrachtung und Überarbeitung der bestehenden IT Business Services
– Definition der Felder in der Eröffnungsmaske des Incidents, sowie die Felddefinition der Arbeitsoberfläche des IT-Service Mitarbeiters
– Entwicklung des Rollen- und Gruppenkonzeptes gemeinsam mit dem externen Dienstleister
– Entwicklung des Strukturkonzeptes der Knowledge Base
– Vorbereiten des Datenbestanden zur Überführung der bestehenden 12.000 Assets in das System
– Risikomanagement
– Angebotsbeschaffung

Das Projekt wurde zeitgerecht und zur vollsten Zufriedenheit der Geschäftsführung und des Head of IT-Services im geplanten Zeitrahmen umgesetzt. Der dadurch geschaffene Mehrwert für die RLE bot die Grundlage für die im Folgenden aufgeführten künftigen Projektschritte:

Abgeschlossene Projektschritte
– Einführung Incident Management Abteilung HR / GoLive 06.11.18
– Einführung Incident Management Abteilung ISMS / GoLive 22.11.18
– Einführung Incident Management Abteilung Finanz / GoLive 27.11.18
– Einführung Request Fulfillment Abteilung IT-Services / GoLive 28.01.19
– Abbildung des IT-Verrechnungsmodels inkl. transparenter Darstellung für die Fachabteilungen / GoLive 01.03.19
– Einführung InnoLab(Erstellung und Erarbeitung eines Ideen- und Innovations-Management Systems für das Unternehmen) / GoLive 02.07.19